2027 AI ICT 기술전망 컨퍼런스 행사대행 용역

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끝난 공고 · 결과

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• 긴급입찰 사유서.pdf · 제안요청서
• 제안요청서_2027 AI·ICT 기술전망 컨퍼런스 행사대행 용역_최종.hwpx · 제안요청서
• 공고서(R26BK01621952 - 000)_국가_공동 또는 분담_조달청 평가.pdf · 공고규격서

공고 개요

한국연구재단 정보통신기획평가원 · 회의·컨퍼런스(MICE)

낙찰업체

주식회사 맥앤윕

낙찰금액

310,200,000원 · 배정예산의 93.1%

종합 점수

-

참가

5곳 · 개찰 07/29(수)

계약

요약 AI 요약

AI·ICT R&D 투자 방향과 기술 전망을 제시하고 성과를 공유하여 산업계 인사이트 제공 및 대국민 인식을 제고하기 위함입니다. 이를 위해 2027 AI·ICT 기술전망 컨퍼런스 행사를 기획하고 운영합니다.

• 개막식, 기조강연, 세부 프로그램(인재양성, 국제공동연구 등) 기획 및 운영
• 국내외 저명 연사 섭외 및 의전 관리
• 행사장 대관, 무대 연출 및 부대시설 조성
• AI·ICT R&D 우수성과 전시부스 설치 및 운영
• 온·오프라인 홍보 전략 수립 및 콘텐츠 제작
• 행사 공식 홈페이지 개선, 사전 등록 시스템 운영 및 온라인 생중계 송출

평가 · 배점

기술 : 가격 — 기술 90점 · 가격 10점

협상 대상 기준 · 기술능력평가 점수가 기술능력평가 분야 배점 한도의 85% 이상인 자를 협상적격자로 선정

참가 자격 · 제한

업종제한

기타자유업(행사대행업)(9901) 그리고 실내건축공사업(4990)

지역제한

제한 없음

공동수급

공동이행 또는 분담이행

입찰참가 제한

없음

실적경쟁 · PQ

해당 없음

국제입찰

국내입찰

제출 방법

전자입찰

입찰 일정

가격

추정가격

300,000,000원

배정예산

333,099,800원

예정가격 방식

비예가

공고 정보

공고종류

등록공고 (일반공고)

게시일

07/08(수)

공고번호

R26BK01621952-000

참조번호

-

공고기관

조달청

수요기관

한국연구재단 정보통신기획평가원

계약방법

제한경쟁

낙찰방법

협상에의한계약

계약유형

총액계약

예정가격 방식

비예가

추정가격

300,000,000원

배정예산

333,099,800원

공공조달분류

행사관리 및 기타 사업 지원서비스 › 행사 기획 및 대행 › 회의기획및대행서비스

사전규격번호

R26BD00246653

재공고

아니오

출처

나라장터

문서 발췌

과업·요구

2. 추진배경 및 목적 o AI·ICT R&D 투자방향·기술전망을 제시하고 국내·외 교류협력, 인재 양성을 확대하기 위한 AI·ICT 성과 공유·확산의 장 마련 - 차년도 글로벌 AI·ICT 미래·기술전망 제시 및 비전 공유를 통해 AI·ICT 산업계 및 산학연관 전문가들에게 심도깊은 인사이트 제공 - 전시, 강연 등 부대행사를 통해 AI·ICT 기술을 체감할 수 있는 기회를 제공하여 AI·ICT R&D에 대한 대국민 인식 제고 3. 주요내용 ※세부내용은 ‘Ⅱ. 과업내용’ 참조 o (개막행사) 개회사·축사·환영사, 시상식(유공자 표창 등) 등 행사 주제 기반의 개막행사 기획 및 운영 o (세부 프로그램) AI·ICT 기술전망(기조강연, R&D투자방향) 및 인재양성, 국제공동연구, 기술분야별 정보교류 등 세부 프로그램 운영 지원 o (연사관리) 글로벌 석학 기조강연 시스템 지원, AI·ICT 기술전망 컨퍼런스 및 기타 프로그램 국내·외 연사 섭외·관리 o (행사장 조성) 행사장 등 행사 운영에 필요한 시설 대관 및 무대 연출 o (성과전시) AI·ICT R&D 우수 성과 전시부스 설치·운영 o (홍보) 언론 기고, 방송 인터뷰, 온라인 홍보(SNS 이벤트 등) 등 각종 홍보 콘텐츠 제작 및 관련 업무 지원 o (촬영) 행사 사진‧영상 촬영 및 온라인 생중계, 녹화영상 편집 등 o (기타) 행사 전담 사무국 구성, 회의록 등 기록물 제출 및 기타 발주기관이 요구하는 행사 관련 사항

붙임 전체 프로그램 세부구성(안) ○ (프로그램 구성) 11.11부터 11.13까지 3일간 6개 세부행사를 구성

인공지능, 피지컬AI AI반도체, 양자 AX융합, SW 미디어·콘텐츠, 통신·네트워크/전파·위성 사이버보안, 국방ICT * 일정 및 세부 프로그램 구성은 추가·변동 등 가능

1 행사기획 및 추진

가. 행사종합계획 및 세부실행계획 수립 및 추진 ※ 발주기관 요청사항 적극 반영 o 행사 전체 세부 추진계획 및 시나리오 수립 ① 개회식 - 개회식 행사 기획* 및 일정 관리, 세부 시나리오**, 리허설 계획 수립·이행 * 개회사, 축사, 환영사, 시상식, 퍼포먼스 등 포함 ** LED 무대 구성, 조명, 음향, 온라인 동시 중계 촬영 등 포함 - 개회식 세레머니 및 오프닝 퍼포먼스(공연 등) 기획 및 운영 - 사회자, 행사운영진, 장비 관리자 등 인력의 효율적 배치·운영 - 주요 인사 관련 전체 운영 매뉴얼 제작·수행

< 주요인사(VIP) 관련 운영 매뉴얼 필수 포함 항목 >

② 기조 강연 - 행사 주제를 반영한 기조강연 구체적 컨셉(안) 제시·이행 - 기조강연 프로그램 구성 및 시나리오 작성 - 연사(국내외 저명인사) 추천* 및 섭외‧관리 등 관련 계획 수립·이행 * 해외 석학, 주요 기업 대표 등 구체적인 후보 제시(최소 5명 이상) * 연사 수당, 항공료, 숙박비, 이동차량, 주차정산 등 - 글로벌 석학 기조 강연 시스템 지원 ③ 시상식 ※ 행사에 포함된 모든 시상식 대상 - 시상식 구성, 기획 및 시나리오 등 세부 운영 계획 수립·이행 - 참가자 부상 제공, 필요 물품*·인력 배치 및 운영 * 상장, 꽃다발, 포디움, 음향·영상 장비, 명찰, 코사지 등 - 기념촬영 및 행사 종료 후 수상자 개별 사진 송부 ※ 규모는 시상식 인원에 따라 향후 확정 ④ 성과전시 - AI·ICT R&D 성과전시 세부 운영 계획 수립·이행 ※ AI·ICT R&D 우수성과, 해외 전시회(CES, MWC 등) 기업을 대상으로 약 10개 내외 전시 부스 추진 예정 - 전시테마 및 행사장* 규모와 동선에 맞는 구체적 구성안 제시 * 서울 대한상공회의소 국제회의장, 중회의장A·B 앞 ‘로비’에서 전시 예정 - AI·ICT R&D 우수성과 전시를 위한 성과물 발굴 지원 - 전시부스 활성화 방안 제시(이벤트 프로그램 등)

⑤ 개별 프로그램 ※ 6개 내외 예정, 각 프로그램은 우리원 내 담당 부서별 기획‧관리 - AI·ICT 기술전망컨퍼런스 국내·외 연사 섭외 및 운영 일체 지원 * 연사․전문가 섭외 관련 업무, 장소 운영 계획 등 관련 업무 일체 지원 - AI·ICT 기술전망 컨퍼런스, 기술분야별 정보교류회, AI·ICT 인재양성 컨퍼런스, AI·ICT 국제공동연구 컨퍼런스, 미래 SW 기술 포럼 등 관련 현장 운영 계획 수립 및 운영 등 일체 지원* * 우리 원 내 프로그램별 운영진과의 전체 회의 지원, 행사 시 인력‧시설‧장비 운영 등 - 개별 프로그램 신규 기획 시 계획 수립 및 운영 등 추가 지원 o 행사 전체 추진 일정 제시 - 계약체결 직후부터 행사 당일까지 용역 추진 전체 일정 작성·공유 ※ 초청연사 섭외, 사전점검, 리허설 일정 등 최대한 구체적으로 작성 나. 행사 홍보 추진 방안 기획 o 행사 대규모 홍보를 위한 사전·사후, 온·오프라인 홍보 전략 수립·추진 ※ 우리 원이 아닌 용역기관에서 실제 수행할 홍보전략 제시 요청 다. 국내·외 저명인사(연사), 주요인사, 아나운서 등 섭외 및 관리 o 프로그램별(기조강연, 개별프로그램 등) 연사 섭외 및 스케줄 관리 - 기조강연, 개별프로그램 등 관련 연사 모두 국내외 저명인사로 섭외

※ 섭외 필요한 총 연사 수는 향후 확정 - 해외연사 섭외 시 입국-환송 全 과정 관리 및 영어 능통 인력 확보 * 이동, 숙박, 통역사수당 등 - 프로그램별 연사 시나리오 협의 및 사전검토 o 전문 아나운서(ICT 행사 사회 경험 보유, 영어 능통 등) 섭외·수당 지급 o 동시통역사, 행사도우미, 진행요원, 사진사 등 행사 전문인력 섭외·운영 라. 주요 행사(부문)별 예산/인력/설비 집행계획 수립·시행 o 세부 내역 포함 예산서 작성 및 제시 - 과제 수행 중 세부 내역 변경 시, 상호 합의로 조정(발주기관 승인 必) o 인력·장비 투입계획서, 공정예정표 제시 및 추진 o 행사에 수반되는 모든 설비 임대·운영 계획 공유 및 추진 마. 주관사 회의 운영 지원 o 행사 관련 회의 시, 회의록 작성·공유 등 지원 바 기타 필요한 제반 업무 일체 o 기타 행사 기획·구성 관련 수반되는 업무 일체

2 행사장 대관·구성

가. 행사장 대관 o 행사 규모를 고려한 행사장 섭외·대관 추진 - 행사 규모와 취지에 적합한 행사장 후보(안) 제시·대관 추진 * 장소 임차료 일체 용역기관 부담 - 행사 전 준비, 정리 시간을 고려한 추가시간 대관 및 정산 - 행사 일정·장소 변경 시 신규 행사장 섭외·대관 추진

※ (참고) 2026. 11. 11. ∼ 11. 13. 대한상공회의소 지하 2층 가예약 중(`26.5월 기준), 행사 일정‧장소 변경 필요 시 협의 진행 나. 행사장 조성 o 행사장 운영계획서 작성 및 제출 - 행사 주제·메인 테마를 고려한 전체 행사장 구성(안) 제시 * 현장운영 시나리오, 주요인사·내빈 좌석배치, 청중동선, 인력배치도 등 포함 - 행사장 필요 비품 임대 계획 제시 및 추진 - 행사장, 메인무대, 부대시설 배치, 음향·조명 시스템 구축 등 포함 * 메인무대, 단상, LED 대형화면, 음향시설, 좌석 등 집중도를 고려한 설치 필요 o 부대시설 구성 - 운영사무국, 안내데스크, VIP룸, 연사 대기실, 휴게공간* 등 조성 * 담당자, 참관객 등을 위한 별도 공간을 의미, 커피·다과(1일당 300인분 이상) 포함 - 통역 부스, 수신기, IT 전문 동시통역사 등 구성(통역 필요시) - VIP 촬영을 위한 포토존 설치 및 운영 - 1일 차 몰입도 높은 행사 진행을 위한 행사장 내 전면 LED 설치 - 1일차 VIP 약 20석 및 오프라인 참관객 약 500석 규모 조성 다. 물품·장비 조달 및 인력 운용 o 행사장 제작물* 디자인 및 시공 발주 * 발표기자재, 현수막, X-banner, 포스터 등 행사에 필요한 일체 물품 o 행사장 인력 배치, 교육 및 투입 등 - 당일 현장 파트 타임 인원을 지양하며, 사전 교육을 받은 인력 배치 - 행사 스케치를 위한 사진작가 배치(행사 全프로그램 촬영) * 동 시간대 중첩된 프로그램 촬영을 위해 사진작가 2명 이상 배치 라 행사 관련 시설 설치·운영·철거 관련 제반 사항 o 행사 장소 규정에 따른 구체적 설치 및 철거 계획 제시 - 행사 종료 후 폐기물(일반쓰레기, 재활용품 등) 처리 포함 * 설치 및 철거 시 별도 작업시간 등 추가 상황 발생 시, 해당 비용 용역기관 부담 o 행사 종료 당일 철거 및 원상 복구 마. 행사장 인력에 대한 보건 및 안전대책 관리 o 중대재해 예방을 위한 안전·보건 체계 마련 및 이행 바. 긴급 상황 및 사태 대응(화재, 지진 등 각종 비상사태) o 행사장 인근 경찰서, 소방서, 병원 등 위치 및 긴급 연락망 구성 o 긴급 상황 및 사태 대응 담당자 지정 사. 온·오프라인 행사 개최 및 운영에 관한 전반적인 사항 지원 아. 기타 회의장·부대시설 등 행사장 운영에 필요한 제반 업무

3 행사 운영

가. 연사 관리 o 행사 당일 연사 이동 및 스케줄 관리 * 연사 섭외, 의전, 주요 참석자 주차관리 등 지원 및 수당 지급 o 행사 당일 주요 연사 및 VIP 의전 * 강연 시나리오 협의 및 사전검토 필수이며, 방송 대본 형식으로 작성 o 해외연사 오프라인 방문 시 공항 영접, 출국 환송 등 나. 공식 홈페이지 개선 및 운영 o 공식 홈페이지 개선 및 관리 - 행사 홍보를 위한 전용 웹사이트 개선 및 운영 - 기존 홈페이지 소유권 확인, 도메인 만기 연장 추진 등 포함하되 필요시 도메인 추가 확보 필요 * (참고) 도메인 만기(2026년 5월 기준), SSL 보안인증 만기일(확인 필요) - 홈페이지 개선 및 오픈 일정, 게재 내용* 등 포함 * 행사 개요, 프로그램, 전시부스, 이벤트, 사전등록 등 행사 전반 서비스 제공 - 사전 등록 마감일, 행사일 도래 등 접속자 수 집중 기간 내 상시 모니터링, 오류‧수정사항 발생 시 신속 조치 o 개인정보보호 대책 수립 및 적용 - 홈페이지 보유 개인정보보호를 위한 DB암호화 및 시큐어 코딩 등 보안기법 적용 처리 o 콘텐츠의 글로벌 확산을 위한 한-영 번역 추진 o 사전 등록 시스템 개선 및 운영 - 사전 등록 후 입장 수단(QR코드, 현장발권 등) 안내 - 프로그램별 사전 등록 인원 통계 등 관련 데이터 제공 o 행사 당일 발표 자료 다운로드 서비스 제공 o 실시간 온라인 링크 연결 서비스 제공 - 영상 품질, 송출 상태, 댓글 창 등 관리 및 온라인 이벤트 운영 다. 참가자 관리 o 행사장 대관 규정을 고려한 현장 등록 데스크 설치·운영 - 주요인사, 행사담당자, 일반 입장권 등 역할별 명찰 디자인 제작 - 기자재(노트북, 인터넷 등) 설치 및 행사 물품(자료집 등) 배포 o 주요인사, 행사담당자, 수상자 등 주요 참석자 일괄 사전등록 o 개인정보보호 대책 수립·이행 등 o 오프라인 운영 시 방역 수칙에 따른 조치 라. 현장 지원 인력 관리 o 안내데스크 운영 등 전체 현장 진행인력 운용계획 수립·이행 - 행사 당일 프로그램별 인력 운영 계획* 행사 한 달 전 제출 필수 * 프로그램별 담당자, 역할, 컨택포인트 등 - 행사 당일 현장 진행 인력에 대한 사전 교육 및 활용 계획 수립 - 전문사진사, 영상기사, 미화원 등 기타 필요 인력 관련 사항 일체 마. 온라인 영상 송출 관리 o 영상 품질, 송출 상태, 댓글 창 등 관리 - 실시간 온라인 질의 대응 방안 마련 등 o 온라인 시청자 이벤트 운영

바. 보건, 안전, 의료대책 관리 o 행사 당일 연사, 주요인사, 관람객 등 보건, 안전 의료 종합 대책 관리 사. 행사 진행 업무 매뉴얼 작성 아. 기타 행사 당일 운영에 필요한 제반 사항 o 필요 비품 임대, 전체 행사 담당자별 비상 연락망 구성 등 * 행사장 내·외 안내 간판 제작 및 배치(전시부스 디렉션, 프로그램별 배너, 전체 행사 일정 등 포함)

4 홍보 및 초청

가. 홍보 계획 및 추진 전략 수립·추진 o 참석인원 확보를 위한 사전·사후 대규모 홍보 전략 수립 - 온·오프라인을 포괄하여 구체적인 홍보방안 제시 < (예시) 온·오프라인 홍보방안 >

o 국내·외 언론, 유명 인사(인플루언서 등) 초청·관리 - 섭외 후보 리스트 제시, 초청 진행, 시나리오 작성 등 관련 업무 일체 o 보도자료 및 각종 홍보 콘텐츠 작성‧배포 나. 이벤트 기획·운영 o 온라인 참석자 대상 이벤트(안) 제시 및 운영 - 사전등록이벤트, 온라인 생중계 댓글 이벤트 등 o 오프라인 참석자 대상 이벤트(안) 제시 및 운영 - 스탬프 투어, 강연 관련 퀴즈, 행운의 룰렛 등 다. 홍보물 제작·배포 o 오프라인 홍보물 제작·배포 - 포스터, 리플릿, 프로그램북, 초청장 등 인쇄물 제작·배포 * 행사장 내외부 대형 현수막 디자인 및 설치(행사장 담당자와 사전 협의 필수) * 볼펜, 메모지, 봉투, 입장 명패, 명찰 등 행사 기본 필요 물품 포함 - 오프라인 홍보물 디자인 고도화 o 온라인 홍보물 제작·배포 - 인포그래픽, 온라인 배너, 썸네일, 초청장, EDM 등 제작·배포 - 온라인 홍보물 디자인 고도화 - 행사 사전 홍보영상 제작·배포 - AI·ICT R&D 핵심 메시지 영상 제작·배포 - 차년도 행사 홍보용 당해 행사 하이라이트 영상 제작 - 행사 종료 후 연사 및 주요 참석자 감사 서신 발송 등 라. 주요인사 참석 확인 및 전체 참석자 안내에 관한 사항 마. 초청장 발송 및 명단 관리에 관한 사항 바. 기타 제작 및 인쇄 등 홍보 관련 제반 업무

5 과업별 추진 일정표(안)

* 상기 일정은 IITP와 협의 후 변경가능

6 기타 사항

가. 전담 인력 구성 및 사무국 운영 o 총괄 PM 외 각 전담 인력 배치·구성 - 행사 운영, 홍보, 통역, 경비, 진행 요원 등 o 해외 연사와의 원활한 소통을 위한 영어 능통 인력 배치 o 행사장 사무국 운영 및 행사 보험(참석자 안전 및 수송 관련) 가입 o 영어 진행이 가능한 전문 아나운서 나. 행사 관련 기록 및 결과물 제출 o 행사 관련 회의록 작성·공유 o 행사 관련 기록물 일체 공유 - 사진 앨범, 영상물, 발표자료집, 행사 녹화·녹취록, 참가자 명단 - 이 외, 각종 기록물, 데이터 등 행사를 통해 발생한 기록 일체 등 o 연사 및 참석자 대상 피드백 및 행사 결과보고서 작성 - 설문조사 실시 및 통계자료 도출 다. 국내외 자료 조사 및 각종 보고자료 작성 라. 국내외 연사 섭외 네트워크 제안 마. 유관 행사 기초조사 및 분석을 통한 당해 연도 주제 제안 바. 기타 발주기관이 요구하는 행사 관련 사항 [항목별 과업 개괄표]

※ 과업범위 및 세부내용은 계약체결 후 발주기관과 낙찰기관 간 협의하여 변경·조정 가능 ※ 과업내용의 이행을 위한 일체 비용은 용역기관이 부담

Ⅲ 과업수행 관리지침

1. 일반 사항 가. 과업수행 기준 및 용역기관 이행사항 o 용역기관은 관련규정 및 제안요청서에 따라 계약자의 의무를 성실히 수행하고 용역기관과 발주기관 사이에 계약서 해석상 이견이 있는 경우 상호협의하여 진행하고, 특별히 명시되지 않은 사항은 일반관례에 따름 o 과업과 관련한 제반사항에 대하여 발주기관의 발의와 요청이 있을 시, 용역기관은 성실히 협력하여야 함 o 본 과업 수행 중 용역기관의 귀책 사유로 발생한 모든 문제에 대하여 용역기관이 책임을 지며, 발주기관이 손해를 본 경우 이를 배상하여야 함 나. 과업의 변경 o 발주기관의 과업 수행 환경 변경 등 불가피한 경우 본 과업의 일부에 대한 과업 내용 변경 가능 o 과업량의 증감이 발생하는 경우, 발주기관이 과업 수행상 필요하다고 인정하는 경우 등에 따라 계약범위·내용·비용 등 변경 가능 2. 과업 이행에 관한 사항 가. 조직 및 인력 투입 방안 o 용역기관은 과업별 업무특성에 적합한 전담조직 및 인원을 구성・운영하여 각 과업이 체계적이고 종합적으로 추진, 관리될 수 있도록 하여야 함 - 원활한 과업수행 및 관리·전달체계 확보를 위해 용역기관은 사업관리자(이하 ‘PM’)를 지정 o 본 과업 수행을 위하여 투입되는 참여인력은 해당분야 경험과 전문지식을 갖추고 있어야 하고, 용역기관은 이들에 대한 인력 수준 제시 - 본 과제에서의 PM은 실제 업무를 수행하는 총괄책임자를 의미함 - PM은 관련업계 유경험자로 본 사업에 30% 이상 참여를 원칙으로 하며, 제안서 내용에 참여인력의 이력 및 경력사항을 기간별로 상세히 제시해야 함 - PM은 유사 과제 다수 유경험자로써 과제종료 시까지 교체되지 않는 것을 원칙으로 함 - 제안서에 제출된 참여인력은 반드시 용역기관의 소속 인력으로, 본 과업에 투입되어야 함 - 참여인력이 적합하지 않다고 판단되는 경우 발주기관이 인력교체 및 보완을 요청할 수 있으며, 용역기관은 협의에 따라 교체하여야 함 - 단, PM은 과제종료시까지 교체할 수 없으므로 용역기간 동안 근무가 보장되는 인력으로 지정해야 함 나. 과업수행 성과보고 및 산출물 o 과업수행 진척상황 및 주요 이슈 등을 공유하기 위해 다음의 유형에 따라 착수보고, 중간보고, 수시보고, 최종보고 등을 수행하여야 함 o 보고 유형에 따른 보고서 다음 아래 표를 참고로 수행함 - 보고 시기에 따라 관련 주요 내용을 참고로 보고 및 제출하며, 보고 유형 및 시기, 방법은 발주기관과 사전 협의로 변동 가능함

배점·평가

참가자격

3. 입찰참가자격

------------------------------------------------------------------ ○ 국가종합전자조달시스템 입찰참가자격등록규정에 따라 반드시 전자입찰서 제출 마감일 전일까지 나라장터(G2B시스템)에 아래의 업종을 입찰참가자격으로 모두 등록한 자 - [ 기타자유업(행사대행업)(9901) 과 실내건축공사업(4990) ] 업종 ○ 기타자유업(행사대행업)(9901)을 소지한 경우 「중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률」 제9조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 직접생산확인증명서[회의기획및대행서비스(세부품명번호 8014190201)]를 소지 한 자. ○ 실내건축공사업(4990)을 소지한 경우 「중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률」 제9조 및 같은 법 시행 령 제10조의 규정에 따라 직접생산확인증명서[전시부스설치및디자인서비스(7215409901)]를 소지한 자. ○ 「중소기업기본법」 제2조에 따른 중소기업자 또는 「소상공인 보호 및 지원에 관한 법률」 제2조에 따른 소상공 인으로서 「중소기업 범위 및 확인에 관한 규정」에 따라 발급된 중소기업ㆍ소상공인 확인서를 소지한 자