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처리과 비전자기록물 전수조사 및 정리 사업 협상에 의한 계약 공고
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- 2) 제안요청서.hwpx · 공고규격서
- 3) 과업지시서.hwpx · 공고규격서
공고 개요
유찰 · 강원특별자치도 횡성군 · 기록물 정리·전산화
- 결과
- 유찰
- 참가
- 0곳 · 개찰 09/10(목)
요약 AI 요약
건설과 서고에 보관된 비전자기록물을 전수조사하여 목록화하고 관리체계를 구축하기 위함입니다. 이를 통해 중요 기록물을 선별하여 보존 환경을 개선하고 기록물 활용의 효율성을 높이고자 합니다.
- 약 35,000권의 기록물 전수조사 및 유형별 정리(재편철, 표지/라벨 부착, 보존상자 편성)
- 생산부서, 보존기간, 위치정보 등이 포함된 기록물 목록 및 메타데이터 작성
- 보존기간 만료 기록물 및 복사본 등 폐기 대상 기록물 구분
- 보존기간, 생산 연도, 중요도를 고려한 서가 재배치 및 서가배치도 작성
- 다단계 검수(수행사-검수팀-발주기관)를 통한 품질 확보
- 사업완료보고서, 정리 완료된 기록물 목록, 외장하드 등 성과품 제출
평가 · 배점
기술 : 가격 — 기술 90점 · 가격 10점
협상 대상 기준 · 종합평가 점수(기술능력평가와 가격평가 합산)가 70점 이상인 제안자를 협상적격자로 선정하고, 평가점수 합산 점수가 70점 미만인 제안자는 협상대상에서 제외
| 평가 항목 | 배점 |
|---|---|
| 경영상태 | 5점 |
| 수행실적 | 5점 |
| 기록관리 전문성 | 3점 |
| 수행인력 전문성 | 3점 |
| 신인도 | 4점 |
| 사업목적, 범위, 내용 등 이해 및 정확도 | 3점 |
| 사업대상 특성 및 사업환경 분석의 정확도 | 4점 |
| 사업 수행 및 추진 전략 | 4점 |
| 제안사의 사업수행 역량 및 전문성 | 4점 |
| 사업수행을 위한 도구, 시설 등 확보 방안 | 4점 |
| 과업 공정별 세부 수행방안 | 6점 |
| 기록물 목록 작성 방안 | 5점 |
| 목록 검수 및 오류검증 기술의 타당성 및 전문성 | 5점 |
| 서가 재배치 및 환경개선 방안 | 5점 |
| 향후 업무 연계성 및 활용방안 | 5점 |
| 사업수행 및 관리계획, 일정의 합리성 | 3점 |
| 수행조직 기술력 및 업무분장 체계의 적정성 | 3점 |
| 산출물 검수 및 품질관리 방안의 적정성 | 3점 |
| 작업인력 교육훈련 계획 및 내용의 충실성 | 3점 |
| 작업장 보안, 문서보안, 산출물관리 등 보안의 적정성 | 3점 |
| 교육대상별 교육훈련계획, 내용, 일정의 적정성 | 2점 |
| 백업/복구 방안 및 비상 대응방안의 적정성 | 2점 |
| 체계적인 하자보수 및 문제해결방안의 신뢰성 | 3점 |
| 추가제안 및 지원사항의 적정성 | 3점 |
| 입찰가격 평점산식에 의한 평가 | 10점 |
| 합계(항목을 더한 값) | 100점 |
참가 자격 · 제한
- 업종제한
- 제한 없음
- 지역제한
- 제한 없음
- 공동수급
- 공동수급불허
- 입찰참가 제한
- 없음
- 실적경쟁 · PQ
- 해당 없음
- 국제입찰
- 국내입찰
- 제출 방법
- 직찰
입찰 일정
| 진행 | 일시 | 남은 날 |
|---|---|---|
| 공고 게시 | 08/27(목) | 지남 |
| 개찰 | 09/10(목) 17:00 | 지남 |
가격
- 추정가격
- 87,500,000원
- 배정예산
- 96,250,000원
- 예정가격 방식
- 비예가
공고 정보
- 공고종류
- 등록공고 (일반공고)
- 게시일
- 08/27(목)
- 공고번호
- R26BK01702257-000
- 참조번호
- 횡성군 공고 제2026-1414호
- 공고기관
- 강원특별자치도 횡성군
- 수요기관
- 강원특별자치도 횡성군
- 계약방법
- 일반경쟁
- 낙찰방법
- 협상에의한계약
- 계약유형
- 총액계약
- 예정가격 방식
- 비예가
- 추정가격
- 87,500,000원
- 배정예산
- 96,250,000원
- 공공조달분류
- ICT 서비스 › DB구축 및 자료입력 › 데이터서비스
- 사전규격번호
- R26BD00265044
- 재공고
- 아니오
- 출처
- 나라장터
문서 발췌
과업·요구
나. 사업기간 : 계약일로부터 4개월 다. 사 업 비 : 96,250천원(부가세 포함) 라. 사업대상 : 건설과 서고 보유기록물 약 35,000권 ※ 수량은 추정치로, 변경될 수 있음 마. 사업내용 ❍ 문서고 소장기록물 전수조사 및 목록 작성 ❍ 해철 및 재편철, 보존상자 편성, 서가 재배치 ❍ 기록물 보존기간 검토 및 확정 ❍ 폐기 대상 기록물 구분 바. 사업장소 : 의회사무과 지하1층 건설과 서고 사. 계약방법 : 협상에 의한 계약(조달청 의뢰) 2. 추진근거 가. 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제6조(기록물의 전자적 생산·관리) 및 제19조(기록물의 관리 등) 나. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제24조(기록물의 정리), 제35조(처리과 기록물 인수), 제37조(기록관 및 특수기록관의 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 다. 「횡성군 기록관 설치 및 운영 규칙」 제16조(주요기록물의 전산화) 3. 추진배경 가. 건설과 보유 기록물의 전수조사를 통한 목록화 및 관리체계 구축 나. 중요기록물을 선별 및 기록관 이관하여 보존 관리 필요 다. 기록물의 전자적 관리를 통해 적극적 기록 서비스 방안 마련 4. 기대효과 가. 부서 보유 기록물 목록의 관리를 통해 기록관리업무 체계적 수행
| (가) | (나) | (다) | (라) | (마) | (바) | (사) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 사전조사 | 기록물 정리 | 기록물 정리 검증 | 서가배치 | 기록물 목록 작성 | 기록물 목록 검증 | 최종 검수 |
(아) 예외 처리 가. 사전조사 ❍ 사전조사 및 계획 수립 - 조사대상 기록물 수량, 유형, 훼손 정도, 특이사항 등 파악 - 작업 유형별로 대상을 구분하여 작업공정에 적용, 공정별 세부지침 마련 - 파악된 대상 수량, 유형, 작업 난이도 등을 고려하여 사업 기간 내 사업량을 처리할 수 있도록 사업수행계획서를 수립하여야 함 ❍ 작업장 설치 및 사전 준비 - 과업수행자는 현장방문을 통해 기록물 정리 작업 및 목록 작성 작업에 적합한 작업공간을 확보해야 함 - 보안관리 및 작업동선 고려하여 협의 및 위험요소 사전 제거 ❍ 사전 교육 - 작업관리자는 전체 작업인력 대상으로 사전교육 실시 - 교육은 기록물 건 분류, 정리, 표지 및 라벨 작성, 해철, 재편철, 목록 입력, 서가재배치, 보안 관리 등의 내용을 포함함 나. 기록물 정리 ❍ 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제22조(기록물의 분류), 제23조(편철 및 관리), 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」제14조(기록물의 정리), 제30조(기록물의 보존처리), 「기록물관리 지침(2023)」에 따라 기록물 분류, 해철, 보수, 부착물 정리, 중복·복사본 제거, 라벨 및 표지 부착, 보존상자 편성 등의 기록물 정리 작업을 수행한다. ❍ 기록물 해철 - 필요한 경우 철별 철끈, 철침, 클립, 파일, 쫄대 등을 제거한다. - 기록물 해철 시 기록물이 누락 또는 타 기록물과 섞이지 않도록 주의한다. - 해철된 기록물철에 속한 기록물은 필요한 경우 보존기간별 정리 지침에 따라 재분류한다. ❍ 기록물 보수 - 찢어지거나 구겨진 기록물 정리 시 각별히 유의하여 추가 손상을 피한다. - 비규격용지(메모지, 영수증, 사진, 우편물) 형태의 기록물은 복사지 등에 한 장씩 붙여 해당 기록물철과 동일한 크기로 편철한다. ❍ 기록물 편철 ㉮ 편철 대상 철 라벨 등 출력 → ㉯ 작업자에게 보존용 표지, 철 라벨 배분 → ㉰ 작업자는 보존용 표지를 교체하고 철 라벨 부착 → ㉱ 편철결과 검사 → ㉲ 보존상자 편성 → ㉳ 보존상자 라벨 부착 - 모든 과업대상 기록물철에 기록물철 라벨을 부착하여야 함 - 기록물철 표지 재작성이 필요한 경우, 횡성군과 협의 후 기록관리기준표에 따라 단위과제 및 보존기간을 부여하며 기록물 표지 및 라벨 서식은 기관의 서식에 따른다. - 기록물철 표지, 기록물 보존용 표지를 기록물에 씌워 고정한다. - 보존상자 편성 후 보존상자 표지를 출력하여 부착한다. ❍ 기록물 복본 추출, 폐기 대상 선별
마. 기록물 목록 작성 ❍ 기록물 목록 작성은 기록물 정리 검증이 완료된 기록물을 대상으로 진행함 ❍ 기록물철 메타데이터 등록
- 생산부서: 각 기록물철의 생산 당시 부서명 - 보관장소: 기록물의 보관 장소 - 보관위치: 기록물을 쉽게 찾기 위한 위치정보 (서고-서가-층-열-상자번호 기입) - 기록물철제목: 원문 내용 확인 후 구체적으로 기입 - 유형: 문서, 카드, 도면, 대장, 시청각기록물 등 - 생산연도: 기록물이 생산된 연도 - 보존기간: 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구로 구분 - 공개여부: 공개, 부분공개, 비공개 기입 - 전수조사일: 전수조사한 날짜를 기입 - 비고: 특이사항 기입 바. 기록물 목록 등록 1차 및 2차 검증 ❍ 등록된 기록물철 메타데이터의 정보 적절성 검사 - 등록된 항목의 발췌 누락 여부, 오탈자 여부 등을 검사 - 등록되어야 할 기록물철의 누락 여부 검사 ❍ 품질관리자는 기록물철 등록 1차 검증이 완료 기록물에 대해 목록 등록 담당자별 작업일지를 참조하여 작업자별 표본검사 실시 ❍ 발견된 오류 사항 수정 및 오류 재발 방지를 위한 교육 시행 사. 최종검수 ❍ 표본검사는 담당 직원의 입회하에 실시(사업 대상량의 최소 5% 이상), 과업내용이 과업 지시서와 일치할 경우 인정하며, 지적 사항이 있을 경우 지체 없이 이행 후 재검수 ❍ 최종 산출물에 대한 최종 검수는 사업 완료 목록의 약 3%를 대상으로 검수, 최종 검수 시 오류가 발견되지 않으면 최종 산출물을 납품
아. 예외 처리 ❍ 과업수행자는 보존기간 재책정 기록물 정리, 폐기 대상 기록물 분류 등의 작업공정에서 예외 사항이 발생할 경우 예외 처리 협의서를 작성하고 발주기관의 승인 후 조치하여야 함 ❍ 예외사항 예시 - 수기로 작성된 기록물철의 제목, 보존기간 등 필체를 확인하기 어려운 경우 - 기록물의 종류 및 규격에 따라 편철 방법, 보존상자 규격 등의 기준을 새롭게 적용할 필요가 있는 경우 각종 보고 및 산출물 제출 가. 사업 착수 시 ❍ 착수계 2부 ❍ 사업대표자 보안서약서 2부 ❍ 모든 참여인력 명단 및 보안서약서 2부 ❍ 사업수행계획서 출력물 2부 과업수행자는 계약일로부터 10일 이내에 계약서, 제안요청서, 제안서 등을 근거로 본 사업을 수행하기 위해 업무 상세 정의, 추진일정, 추진조직, 사업 수행범위 및 수행방안, 의사소통 방안, 기밀 보장, 품질관리계획, 각종 보고계획, 상세 원가산출내역, 투입인력 명단, 자격증명서류, 각종 보안서약서, 기타 협조요청사항 등을 포함한 사업수행계획서를 작성·제출 나. 사업 진행 시 ❍ 정기보고서(일일/주간/월간) 사업 진행에 대한 작업자 동원, 주요 추진 내용, 공정률, 계획 대비 실적률, 단계별 산출물, 문제점, 대안방안, 계획 및 변경 사항, 기타 특이사항 등을 기록한 업무보고서를 작성하여 일일/주간/월간 단위로 제출
| 참여분야 | 자 격 및 요 건 | 비 고 |
|---|---|---|
| 사업관리자(PM) | 지자체 및 정부산하기관 기록물 정리 및 전수조사 총괄 관리 유경험자 | 기록물관리전문요원 정직원 |
| 정보/보안전문가 | 정보처리기사 및 보안분야 자격증을 가진 자 | 정직원 |
| 품질관리 | 품질관리 전담 | 기록물관리전문요원 정직원 |
| 자료입력 | 워드프로세서 또는 컴퓨터 활용능력 소유자 | - |
| 일 반 | 공문서 분류 및 정리 유경험자 |
바. 제출 성과품 내역 ❍ 준공계 2부 ❍ 사업 완료보고서(작업공정별 사진자료 포함) 2부 ❍ 하자보수 확약서 및 유지보수 계획서 2부 ❍ 기타 횡성군에서 필요에 의하여 요구하는 서류
Ⅴ 예정공정표
추진일정
| 일 정 | 2026년 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 항 목 | M | M+1 | M+2 | M+3 | ||
| 착수 및 작업장 공간/장비 구축 | ||||||
| ■ | ||||||
| 작 업 공 정 | 대상파악 및 사전조사 | |||||
| ■ | ||||||
| 기록물 반출 및 반입 | ||||||
| ■ | ■ | ■ | ■ | |||
| 기록물 건별 분류 | ||||||
| ■ | ■ | |||||
| 기록물 건별 등록정보 입력 | ||||||
| ■ | ■ | ■ | ||||
| 기록물 목록 검수 | ||||||
| ■ | ■ | ■ | ||||
| 건별 표지 작성, 라벨 부착 | ||||||
| ■ | ■ | |||||
| 보존상자 편성 | ||||||
| ■ | ■ | |||||
| 보존서가 재배치 | ||||||
| ■ | ||||||
| 과업수행자/주관기관 검수 | ||||||
| ■ | ■ | ■ | ■ | |||
| 주간/월간보고 제출 | ||||||
| ■ | ■ | ■ | ■ | |||
| 납품 및 완료보고 제출 | ||||||
| ■ | ||||||
| 교육 | 작업자 교육(보안교육 포함) | |||||
| ■ | ■ | ■ | ■ | |||
| 기록물 정리지침 반영 교육(수시) | ||||||
| ■ | ■ | ■ | ■ | |||
배점·평가
| 구 분 | 평가항목 | 평 가 요 소 | 배점 | |
|---|---|---|---|---|
| 배 점 총 점 | 100 | |||
| 기술능력평가 | • 정량적 평가(20) + 정성적 평가(70) | 90 | ||
| 정량적 평 가 | 배점 소계 | 20 | ||
| 경영상태(5) | • 신용평가등급에 의한 경영상태 평가 | 5 | ||
| 수행실적(5) | • 최근 3년간 유사사업 수행실적 | |||
| 기록관리 전문성(3) | • 기록물관리전문요원 보유 현황 | 3 | ||
| 수행인력 전문성(3) | • 사업수행 및 관리를 위한 전문인력 보유 현황 | |||
| 신인도(4) | • 제안사 명의의 특허, 인증 등 보유 | 4 | ||
| 정성적 평 가 | 배점 소계 | 70 | ||
| 제안 개요 (15) | 사업의 이해 | • 사업목적, 범위, 내용 등 이해 및 정확도 | 3 | |
| • 사업대상 특성 및 사업환경 분석의 정확도 | 4 | |||
| • 사업 수행 및 추진 전략 | ||||
| • 제안사의 사업수행 역량 및 전문성 | ||||
| 기술 부문 (30) | 기록물 정리 및 목록화 방안 | • 사업수행을 위한 도구, 시설 등 확보 방안 | ||
| • 과업 공정별 세부 수행방안 | 6 | |||
| • 기록물 목록 작성 방안 | 5 | |||
| • 목록 검수 및 오류검증 기술의 타당성 및 전문성 | ||||
| • 서가 재배치 및 환경개선 방안 | ||||
| • 향후 업무 연계성 및 활용방안 | ||||
| 관리 부문 (15) | 사업관리 수행방안 | • 사업수행 및 관리계획, 일정의 합리성 | 3 | |
| • 수행조직 기술력 및 업무분장 체계의 적정성 | ||||
| • 산출물 검수 및 품질관리 방안의 적정성 | ||||
| • 작업인력 교육훈련 계획 및 내용의 충실성 | ||||
| • 작업장 보안, 문서보안, 산출물관리 등 보안의 적정성 | ||||
| 지원 부문 (10) | 교육훈련계획 | • 교육대상별 교육훈련계획, 내용, 일정의 적정성 | 2 | |
| 보안·비상대책 | • 백업/복구 방안 및 비상 대응방안의 적정성 | |||
| 하자보수계획 | • 체계적인 하자보수 및 문제해결방안의 신뢰성 | 3 | ||
| 기타지원사항 | • 추가제안 및 지원사항의 적정성 | |||
| 입찰가격평가(10) | • 입찰가격 평점산식에 의한 평가 | 10 |
| 신용평가등급 | 배점 | ||
|---|---|---|---|
| 회사채 | 기업어음 | 기업신용평가등급 | 배점 |
| AAA, AA+, AA0, AA- A+, A0, A-, BBB+, BBB0 | A1, A2+, A20, A2-, A3+, A30 | AAA, AA+, AA0, AA-, A+, A0, A-, BBB+, BBB0 | 5.0 |
| BBB-, BB+, BB0, BB- | A3-, B+, B0 | BBB-, BB+, BB0, BB- | 4.75 |
| B+, B0, B- | B- | B+, B0, B- | 4.5 |
| CCC+ 이하 | C 이하 | CCC+ 이하 | 3.5 |
| 평가 항목 | 평가 요소 | 평가 기준 | 평 점 |
|---|---|---|---|
| 수행실적 (5점) | 최근 3년간 유사사업 수행실적 건수 | 실적 6건 이상 | 5.0 |
| 실적 4~5건 | 4.5 | ||
| 실적 2~3건 | 4.0 | ||
| 실적 1건 이하 | 3.5 |
| 평가 항목 | 평가 요소 | 평가 기준 | 평 점 |
|---|---|---|---|
| 기록관리 전문성 (3점) | 기록물관리 전문인력 보유 현황 - 기록물관리전문요원 자격 보유자 (「공공기록물관리에관한법률」 시행령 제78조 자격 적용) | 3명 이상 | 3.0 |
| 2명 | 2.6 | ||
| 1명 이하 | 2.1 | ||
| 수행인력 전문성 (3점) | 사업수행 및 관리를 위한 전문인력 보유 현황 - 정보처리기사 자격 보유자 | 4명 이상 | 3.0 |
| 3명 | 2.6 | ||
| 2명 이하 | 2.1 |
| 평가 항목 | 평가 요소 | 평가 기준 | 평 점 |
|---|---|---|---|
| 신인도 (4점) | - ISO45001(안전보건경영시스템) 인증 - ISO9001(품질경영시스템) 인증 - ISO27001(정보보호경영시스템) 인증 - Main-Biz(경영혁신형 중소기업) 인증 - Inno-Biz(기술혁신형 중소기업) 인증 - 가족친화기업 인증 - 유망중소기업 인증 - 벤처기업 인증 - 기록관리 관련 특허 보유 - 국세 및 지방세 완납여부 - 건강보험 및 국민연금 완납여부 | 10개 이상 | 4.0 |
| 7~9개 보유 | 3.6 | ||
| 4~6개 보유 | 3.2 | ||
| 3개 이하 | 2.8 |
과업·요구
2026. 02.
횡 성 군
[자 치 행 정 과]
목 차 Ⅰ. 과업개요 1. 과업개요 1 2. 추진근거 1 3. 추진배경 2 4. 기대효과 2 Ⅱ. 과업 세부사항 1. 과업범위 2 2. 대상자료 특성 3 3. 유의사항 3 4. 세부 작업방안 4 5. 각종 보고 및 산출물 제출 9 Ⅲ. 과업 수행지침 1. 일반사항 11 2. 용역의 진도관리 12 3. 용역진 구성 및 교체 13 4. 과업내용의 조정 및 변경 14 5. 책 임 15 6. 용역사후관리 15 7. 보안유지 15 8. 기타사항 16 Ⅳ. 보고서 및 성과품의 제출 1. 일반사항 17 2. 성과품 17 Ⅴ. 예정공정표 1. 추진일정 18 별지 제1호 서식 ~ 제8호 서식 [서식1] 착수계 19 [서식2] 보안서약서 28 [서식3] 예외처리 협의서 29 [서식4] 검사확인서 30 [서식5] 열람·제공자료 관리대장 31 [서식6] 자료 삭제 확인서 32 [서식7] 보안확약서 33
Ⅰ 과업개요
1. 과업개요 가. 사 업 명 : 처리과 비전자기록물 전수조사 및 정리 사업 나. 사업기간 : 계약일로부터 4개월 다. 사 업 비 : 100,000,000원(부가세 포함) 라. 사업대상 : 건설과 서고 보유기록물 약 35,000권
※ 수량은 추정치로, 변경될 수 있음 마. 사업내용 ❍ 문서고 소장기록물 전수조사 및 목록 작성 ❍ 해철 및 재편철, 보존상자 편성, 서가 재배치 ❍ 기록물 보존기간 검토 및 확정 ❍ 폐기 대상 기록물 구분 바. 사업장소 : 의회사무과 지하1층 건설과 서고 사. 계약방법 : 협상에 의한 계약(조달청 의뢰) 2. 추진근거 가. 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제6조(기록물의 전자적 생산·관리) 및 제19조(기록물의 관리 등) 나. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제24조(기록물의 정리), 제35조(처리과 기록물 인수), 제37조(기록관 및 특수기록관의 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 다. 「횡성군 기록관 설치 및 운영 규칙」 제16조(주요기록물의 전산화) 3. 추진배경 가. 건설과 보유 기록물의 전수조사를 통한 목록화 및 관리체계 구축 나. 중요기록물을 선별 및 기록관 이관하여 보존 관리 필요 다. 기록물의 전자적 관리를 통해 적극적 기록 서비스 방안 마련 4. 기대효과 가. 부서 보유 기록물 목록의 관리를 통해 기록관리업무 체계적 수행 나. 편철, 단위과제 및 보존기간 재책정 등 미정리 기록물의 정리를 통해 기록물의 분실을 방지하고 중요기록물의 장기적 보존체계를 구축하여 훼손 방지
라. 일부 기록물의 경우 보존 처리가 이루어지지 않아 훼손의 위험이 있으므로 정리 시 주의가 필요함 유의사항 가. 과업수행자는 작업과정 중 발생한 횡성군의 시정요구 등에 응해야 함 나. 다단계 검수를 통한 산출물의 품질 확보 ❍ 99.9% 품질확보를 위한 다단계 검수 실시 (과업수행자 1차 검수, 검수팀 2차 검수, 발주기관 검수) ❍ 과업수행자는 품질관리를 위하여 자격요건을 갖춘 전문가를 주기적으로 투입하여 작업공정을 관리해야 함 ❍ 입력작업 및 검증작업 과정을 표준화하고, 이에 필요한 사항을 검증리스트를 통해 검증함으로써 사업의 결과물인 산출물의 고품질을 확보해야 함 다. 기록물 훼손 방지 ❍ 기록물의 외부 반출을 자제하며, 사업장, 작업자, 장비 등 보안 관리 철저 ❍ 기록물의 훼손을 방지하기 위한 보안 및 안전 관리 교육 철저 ❍ 일부 훼손된 기록물의 경우 상태에 맞는 정리가 이루어져야 하며, 특이사항 발생 시 즉각적인 협의 후 조치가 이루어져야 함 라. 보안관리 철저 ❍ 작업장 보안을 위해 출입인원에 대한 통제 기능을 마련하고, 데이터의 외부 유출 방지를 위한 대책을 마련하여 작업장에 대한 철저한 보안 관리를 수행한다. ❍ 작업장에서 기록물 전산작업이 이루어지고 있는 동안 시스템에 의한 데이터 유출 및 손실을 방지하기 위한 보안대책을 강구하여 시스템적으로 데이터의 안전성을 보장해야 한다. ❍ 작업을 위해 제공되는 기록물의 분실 및 훼손을 방지하기 위해 일일 작업일지 및 반출반입서 등을 작성·관리하여야 한다. ❍ 과업수행자에 대한 신원조회와 주기적인 보안 교육을 실시하고, 작업에 대한 명확한 책임 소재를 파악하며 데이터유출방지 및 안정성 확보를 위한 업무지침을 마련한다. ❍ 과업수행자는 사업에 참여하는 인원에 대해서 작업 투입 전 보안서약서를 징구하여 횡성군에 제출하여야 한다.
| (가) | (나) | (다) | (라) | (마) | (바) | (사) |
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| 사전조사 | 기록물 정리 | 기록물 정리 검증 | 서가배치 | 기록물 목록 작성 | 기록물 목록 검증 | 최종 검수 |
(아) 예외 처리 세부 작업방안 가. 사전조사 ❍ 사전조사 및 계획 수립 - 조사대상 기록물 수량, 유형, 훼손 정도, 특이사항 등 파악 - 작업유형별로 대상을 구분하여 작업공정에 적용, 공정별 세부지침 마련 - 파악된 대상 수량, 유형, 작업 난이도 등을 고려하여 사업 기간 내 사업량을 처리할 수 있도록 사업수행계획서를 수립하여야 함 ❍ 작업장 설치 및 사전 준비 - 과업수행자는 현장방문을 통해 기록물 정리 작업 및 목록 작성 작업에 적합한 작업공간을 확보해야 함 - 보안관리 및 작업동선 고려하여 협의 및 위험요소 사전 제거 ❍ 사전 교육 - 작업관리자는 전체 작업인력 대상으로 사전교육 실시 - 교육은 기록물 건 분류, 정리, 표지 및 라벨 작성, 해철, 재편철, 목록 입력, 서가재배치, 보안 관리 등의 내용을 포함함 나. 기록물 정리 ❍ 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제22조(기록물의 분류), 제23조(편철 및 관리), 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」제14조(기록물의 정리), 제30조(기록물의 보존처리), 「기록물관리 지침(2023)」에 따라 기록물 분류, 해철, 보수, 부착물 정리, 중복·복사본 제거, 라벨 및 표지 부착, 보존상자 편성 등의 기록물 정리 작업을 수행한다. ❍ 기록물 해철 - 필요한 경우 철별 철끈, 철침, 클립, 파일, 쫄대 등을 제거한다. - 기록물 해철 시 기록물이 누락 또는 타 기록물과 섞이지 않도록 주의한다. - 해철된 기록물철에 속한 기록물은 필요한 경우 보존기간별 정리 지침에 따라 재분류한다. ❍ 기록물 보수 - 찢어지거나 구겨진 기록물 정리 시 각별히 주의하여 추가적인 손상을 피한다. - 비규격용지(메모지, 영수증, 사진, 우편물) 형태의 기록물은 복사지 등에 한 장씩 붙여 해당 기록물철과 동일한 크기로 편철한다. ❍ 기록물 편철 ㉮ 편철 대상 철 라벨 등 출력 → ㉯ 작업자에게 보존용 표지, 철 라벨 배분 → ㉰ 작업자는 보존용 표지를 교체하고 철 라벨 부착 → ㉱ 편철결과 검사 → ㉲ 보존상자 편성 → ㉳ 보존상자 라벨 부착 - 모든 과업대상 기록물철에 기록물철 라벨을 부착하여야 함 - 기록물철 표지의 재작성이 필요한 경우, 횡성군과 협의 후 기록관리기준표에 따라 단위과제 및 보존기간 부여하며 기록물 표지 및 라벨 서식은 기관의 서식에 따른다. - 기록물철 표지, 기록물 보존용 표지를 기록물에 씌워 고정한다. - 보존상자 편성 후 보존상자 표지를 출력하여 부착한다. ❍ 기록물 복본 추출, 폐기 대상 선별 - 간행물, 도면류 등 원본 이외에 3권 이상인 기록물 분류
마. 기록물 목록 작성 ❍ 기록물 목록 작성은 기록물 정리 검증이 완료된 기록물 대상으로 함 ❍ 기록물철 메타데이터 등록
- 생산부서: 각 기록물철의 생산 당시 부서명 - 보관장소: 기록물의 보관 장소 - 보관위치: 기록물을 쉽게 찾기 위한 위치정보 서고-서가-층-열-상자번호 기입 - 기록물철제목: 원문 내용 확인 후 구체적으로 기입 - 유형: 문서, 카드, 도면, 대장, 시청각기록물 등 - 생산연도: 기록물이 생산된 연도 - 보존기간: 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구로 구분 - 공개여부: 공개, 부분공개, 비공개 기입 - 전수조사일: 전수조사한 날짜를 기입 - 비고: 특이사항 기입 바. 기록물 목록 등록 1차 및 2차 검증 ❍ 등록된 기록물철 메타데이터의 정보 적절성 검사 - 등록된 항목의 발췌 누락 여부, 오탈자 여부 등을 검사 - 등록되어야 할 기록물철의 누락 여부 검사 ❍ 품질관리자는 기록물철 등록 1차 검증이 완료된 기록물에 대해 목록 등록 담당자별 작업일지를 참조하여 작업자별 표본검사를 실시 ❍ 발견된 오류 사항 수정 및 오류의 재발 방지를 위한 교육 시행 사. 최종검수 ❍ 표본검사는 담당 직원의 입회하에 실시(사업 대상량의 최소 5% 이상)하고, 과업내용이 과업 지시서와 일치할 경우 인정하며, 지적사항이 있을 경우 지체 없이 이행 후 재검수 ❍ 최종 산출물에 대한 최종 검수는 사업완료 목록의 약 3%를 대상으로 검수하고 최종검수 시 오류가 발견되지 않으면 최종 산출물을 납품
아. 예외 처리 ❍ 과업수행자는 보존기간 재책정 기록물 정리, 폐기 대상 기록물 분류 등의 작업공정에서 예외 사항이 발생할 경우 예외처리협의서를 작성하고 발주기관의 승인 후 조치하여야 함 ❍ 예외사항 예시 - 수기로 작성된 기록물철의 제목, 보존기간 등 필체를 확인하기 어려운 경우 - 기록물의 종류 및 규격에 따라 편철 방법, 보존상자 규격 등의 기준을 새롭게 적용할 필요가 있는 경우 각종 보고 및 산출물 제출 가. 사업 착수 시 ❍ 착수계 2부 ❍ 사업대표자 보안서약서 2부 ❍ 모든 참여인력 명단 및 보안서약서 2부 ❍ 사업수행계획서 출력물 2부 과업수행자는 계약일로부터 10일 이내에 계약서, 제안요청서, 제안서 등을 근거로 본 사업을 수행하기 위해 업무 상세 정의, 추진일정, 추진조직, 사업 수행범위 및 수행방안, 의사소통 방안, 기밀 보장, 품질관리계획, 각종 보고계획, 상세 원가산출내역, 투입인력 명단, 자격증명서류, 각종 보안서약서, 기타 협조요청사항 등을 포함한 사업수행계획서를 작성·제출 나. 사업 진행 시 ❍ 정기보고서(일일/주간/월간) 사업 진행에 대한 작업자 동원, 주요 추진 내용, 공정률, 계획 대비 실적률, 단계별 산출물, 문제점, 대안방안, 계획 및 변경사항, 기타 특이사항 등을 기록한 업무보고서를 작성하여 일일/주간/ 월간 단위로 제출
| 참여분야 | 자 격 및 요 건 | 비 고 |
|---|---|---|
| 사업관리자(PM) | 지자체 및 정부산하기관 기록물 정리 및 전수조사 총괄 관리 유경험자 | 전담과업수행자 정직원 |
| 정보/보안전문가 | 정보처리기사 및 보안분야 자격증을 가진 자 | 정직원 |
| 품질관리 | 품질관리 전담 | 기록물관리전문요원 정직원 |
| 자료입력 | 워드프로세서 또는 컴퓨터 활용능력 소유자 | - |
| 일 반 | 공문서 분류 및 정리 유경험자 |
바. 제출 성과품 내역 ❍ 준공계 2부 ❍ 사업 완료보고서(작업공정별 사진자료 포함) 2부 ❍ 하자보수 확약서 및 유지보수 계획서 2부 ❍ 기타 횡성군에서 필요에 의하여 요구하는 서류
Ⅴ 예정공정표
추진일정
| 일 정 | 2026년 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 항 목 | M | M+1 | M+2 | M+3 | ||
| 착수 및 작업장 공간/장비 구축 | ||||||
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| 작 업 공 정 | 대상파악 및 사전조사 | |||||
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| 기록물 반출 및 반입 | ||||||
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| 기록물 건별 분류 | ||||||
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| 기록물 건별 등록정보 입력 | ||||||
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| 기록물 목록 검수 | ||||||
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| 건별 표지 작성, 라벨 부착 | ||||||
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| 보존상자 편성 | ||||||
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| 보존서가 재배치 | ||||||
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| 과업수행자/주관기관 검수 | ||||||
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| 주간/월간보고 제출 | ||||||
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| 납품 및 완료보고 제출 | ||||||
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| 교육 | 작업자 교육(보안교육 포함) | |||||
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| 기록물 정리지침 반영 교육(수시) | ||||||
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참가자격
2. 입찰 및 계약방식 가. 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제43조, 제44조 및 「지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준」(행정안전부 예규 제325호) 제7장 협상에 의한 계약체결기준 규정에 의한‘협상에 의한 계약’임 나. 본 사업은 기록물 정리 및 전수조사의 일관된 작업을 위하여 단독입찰만 가능함 (하도급 절대 금지) 3. 입찰참가자격 가. 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제13조 및 동법 시 행규칙 제14조에 의한 요건을 갖추고 동법 시행령 제92조에 해당되지 않는 자 로서, 입찰등록을 필하고 아래의 자격 조건을 갖춘 업체 ※ 제안서 접수 마감일 전일까지 조달청 나라장터(G2B)에 경쟁입찰참가 등록 필수 나. 「국가종합전자조달시스템 입찰참가자격등록규정」에 의하여 반드시 나라장터 (G2B)에 입찰서 제출 마감일 전일까지 소프트웨어사업자(데이터베이스제작 및 검색서비스사업, 업종코드 : 1470)으로 입찰참가자격으로 등록된 업체 다. 「중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률」제9조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 직접생산확인증명서(세부품명 : 데이터처리서비스, 세부품명번호 : 8111200201, 필수특이사항 : 데이터처리서비스에 한함)를 소지한 업체 라. 「중소기업기본법」제2조에 따른 소기업 또는 「소상공인 보호 및 지원에 관한 법률」제2조에 따른 소상공인으로서 「중소기업 범위 및 확인에 관한 규정」에 따라 발급된 중ㆍ소기업ㆍ소상공인 확인서(용도 : 공공기관 입찰용)를 소지한 업체